آموزش تصویری ایجاد و تغییر انواع فرم ها در نرم افزار اکسس
مقدمه
درحالیکه شما همیشه اطلاعات را به صورت مستقیم به جدول پایگاه داده وارد می کنید ممکن است استفاده از فرم ها برای تان راحت تر باشد. فرم ها این اطمینان را به شما می دهد که اطلاعات درست را در مکان و فرمت دقیق وارد کنید.
این درس مزایای استفاده از فرم ها در یک پایگاه داده را مورد بررسی قرا می دهد. مثالهایی از فرم های مختلف را بررسی خواهید کرد و اجزایی را شکل می دهید. در پایان، شما یاد خواهید گرفت که چگونه از فرم ها برای وارد کردن اطلاعات جدید استفاده کنید و اسناد موجود را بررسی و ویرایش کنید. در این آموزش، از این پایگاه داده ساده استفاده خواهیم کرد.فرم ها بسیار مشهور هستند چون برای شخصی که به دنبال اطلاعات است یا شخصی که آن را ارائه کرده مفید هستند.آنها شیوه ای از اطلاعات مورد نیاز در یک فرمت خاص هستند، که به معنای این است که شخص می داند دقیقا کدام اطلاعات را در نظر بگیرد یا آن را در کجا قرار بدهد.
این فقط برای فرم های در اکسس صحیح است. زمانیکه شما اطلاعاتی را در یک فرم در اکسس وارد می کنید، اطلاعات دقیقا جایی می رود که فرض می شوند می روند: وارد یک یا چند جدول مرتبط. در حالیکه وارد کردن اطلاعات به یک جداول ساده تا حدی مستقیم است، ورودی اطلاعات می تواند پیچیده تر شود زمانیکه شما جداول شلوغ را با اسناد از جاهای دیگر در پایگاه داده شروع می کنید. به عنوان مثال جدول سفارشات در پایگاه داده های نانوایی ممکن است به اطلاعات در مورد مشتریان، محصولات و قیمت ها گرفته شده از جداول مربوطه متصل باشد. به عنوان مثال در سفارشات در زیر قسمت ایدی مشتری متصل به جدول مشتریان است.
در حقیقت، به منظور بازبینی سفارش کامل شما همچنین باید جدول ایتم سفارش را ببینیید، جاییکه ایتم های منو که هر سفارش را می سازند ثبت می شوند.
اسناد در این جداول شامل شماره های ایدی اسناد از جداول دیگر می شود. شما نمی توانید فقط با نگاهی سرسری به این اسناد یاد بگیرید چون شماره های ایدی به شما چیزی در مورد داده هایی که به انها مربوط می شود نمی گوید . علاوه بر این، به دلیل اینکه شما باید دو جدول را ببینید تا یک سفارش را بازبینی کنید باید زمان سختی را داشته باشید تا حتی یک داده دقیق را پیدا کنید. این مساله اسان هست که ببینید که چگونه بسیاری از اسناد را بررسی یا وارد کنید این شیوه می تواند یک کار سخت و طاقت فرسا باشد.
یک فرم حاوی داده های مشابه ممکن هست شبیه این به نظر برسد:
همانگونه که می توانید ببینید، این ثبت می تواند بسیار آسانتر درک شود زمانیکه به شکل فرم بررسی شود. اصلاح ثبت نیز آسان تر خواهد بود چون مجبور نخواهید بود تا هرگونه شماره ایدی را به منظور وارد کردن اطلاعات جدید بدانید. زمانیکه شما یک فرم را استفاده می کنید، لازم نیست که در مورد وارد کردن اطلاعات به جدول دقیق یا یک فرمت دقیق نگران باشید این فرم می تواند این چیزها را خودش کنترل کند. لازم نیست که جداول را عقب و جلو کنید چون فرم ها تمام اطلاعاتی را که شما نیاز دارید در یک جا گرداوری می کند.
نه تنها فرم ها فرایند وارد کردن اطلاعات را برای کاربر آسان تر می کند، اما آنها باعث می شوند تا پایگاه داده ها خودشان به آرامی کارساز و موثر باشند. با استفاده از این فرم ها طراحان پایگاه داده می توانند دقیقا کنترل کنند که چگونه کاربران می توانند با پایگاه داده ها تعامل داشته باشند. آنها حتی می توانند محدودیت های را در مورد اجرای فرم فردی تنظیم کنند تا مطمئن شوند که همه اطلاعات مورد نیاز وارد شدند و همه آنها به یک شکل معتبر وارد شدند. این مفید خواهد بود زیرا حفظ داده ها به صورت ثابت و سازمان یافته برای پایگاه داده دقیق و قدرتمند ضروری است.
به منظور باز کردن فرم های موجود
- پایگاه داده تان را باز کنید و Navigation pane را قرار دهید.
- در قسمت Navigation pane، فرمی را که می خواهید باز کنید را قرار دهید. فرم ها با این ایکون … نشانه گذاری شدند.
- فرم مورد نظر را دوبار کلیک کنید.آن به صورت یک تب در نوار تب های سند ظاهر خواهد شد.